Tentang Project Charter

Apa itu project charter? Secara bahasa, sah-sah saja kita artikan sebagai piagam proyek. Tetapi untuk lebih ilmiahnya mari kita simak ulasan mengenai project charter yang saya rujuk dari website PM Hut yang ditulis oleh MICHAEL D. TAYLOR*). Begini kira-kira…

Project charter, yang kadang disebut Project Overview Statement (POS) alias ikhtisar proyek, merupakan dokumen bertanda tangan yang secara resmi mendefinisikan serta mengesahkan sebuah proyek. Oleh karena itu, project charter ini dibuat tentu saja setelah proposal proyeknya disetujui. Tanpa project charter, tujuan proyek akan menjadi ambigu dan kadang tidak dipahami secara benar oleh para stakeholder. Masing-masing mungkin saja memiliki sudut pandang dan ketertarikan yang berbeda. Nah, bahayanya, nanti bisa berujung pada konflik kepentingan, konflik peran, dan fatalnya proyek bisa GAGAL.

Lalu, apa yang harus ada dalam sebuah Project Charter?

Meskipun dibuat untuk berbagai macam proyek yang mungkin saja perbedaannya sangat lebar, idealnya sebuah project charter berisi minimal sebagai berikut:

  1. Otorisasi proyek. Sebuah pernyataan singkat harus ada untuk mengidentifikasi proyek disahkan oleh siapa.
  2. Penunjukan manajer proyek. Nama manajer proyek, termasuk deskripsi tanggung jawabnya harus dicantumkan dengan jelas.
  3. Stakeholder utama. Semua stakeholder kunci yang disebutkan di proposal proyek, serta pihak-pihak yang bakal mempengaruhi jalannya proyek, harus ditulis dengan jelas. Fungsi dan peranan mereka juga harus dijabarkan untuk menghindari tumpang tindih. Tulis semua stakeholder, peranan mereka, serta bagaimana mereka berkontribusi terhadap proyek.
  4. Tujuan. Demi kesuksesan proyek, tujuan harus dinyatakan secara jelas dan disetujui. Tujuan ini harus sama dengan tujuan yang dicantumkan dalam proposal proyek. Setidaknya, tujuan harus memenuhi karakteristik:
    • Spesifik
    • Terukur
    • Bisa dicapai (realistis)
    • Relevan dengan strategi organisasi
    • Ada batasan waktu
  5. Prioritas. Daftar prioritas (waktu, biaya, cakupan, dll) harus dicantumkan dan diurutkan sesuai tingkat penting tidaknya. Prioritas ini sebisa mungkin jangan berubah hingga proyek selesai.
  6. Pernyataan cakupan. Pernyataan cakupan menggambarkan aktivitas utama dari proyek sehingga dapat diketahui jika ternyata ada aktivitas tambahan yang dilakukan. Kadang, perlu juga dicantumkan apa yang tidak dicakup, sebagai penegasan. 
  7. Kebutuhan produk. Bagian pemasaran dan pelanggan akan membantu mendefinisikan kebutuhan produk (produknya bisa apa dan bagaimana caranya). Pada proses perencanaan selanjutnya, kebutuhan produk ini akan digodok lebih lanjut. Perlu diingat, kebanyakan pelanggan tidak tahu apa yang mereka inginkan sampai mereka tahu apa yang bisa kita berikan.
  8. Asumsi proyek. Semua asumsi terkait dengan proyek harus digambarkan dengan gamblang. Termasuk ketersediaan sumber daya, informasi, pendanaan, dan keahlian anggota tim.
  9. Batasan-batasan proyek. Segala bentuk batasan yang ada pada proyek harus diceritakan. Termasuk keterbatasan dana, waktu, peraturan, atau standar kualitas yang harus dipenuhi.
  10. Risiko proyek. Hambatan dan risiko (ancaman) yang mungkin merintangi pencapaian tujuan proyek harus dipertimbangkan. Setiap risiko harus dianalisis, dihitung, dan diprioritaskan sebisa mungkin dengan informasi yang ada.
  11. Daftar Deliverable atau produk. Daftar produk yang bisa digunakan oleh pelanggan atau yang diserahkan ke bagian produksi harus dicantumkan, baik berupa produk antara atau produk jadi.
  12. Estimasi biaya. Perkiraan biaya yang disetujui dalam proposal proyek harus disertakan dalam project charter. Perkiraan ini bisa mencakup hal seperti:
    • Apakah anggaran sudah fix, tidak berubah?
    • Mengapa dianggarkan sekian dan sekian?
    • dll
  13. Estimasi jadwal. Perkiraan jadwal pada proposal proyek juga disebutkan di dokumen ini. Kapan deadline-nya, mengapa harus selesai tanggal sekian, dan sebagainya.
  14. Kontrol perubahan terintegrasi. Project charter harus mendefinisikan bagaimana bila ada perubahan pada project charter, atau rencana manajemen proyek yang disetujui akan dikelola. Proses seperti manajemen konfigurasi, atau pusat rilis software harus dijelaskan secara detil, termasuk siapa yang berwenang menyetujui atau menolak perubahan.
  15. Kriteria keberhasilan. Penting untuk menentukan kriteria sukses sebuah proyek. Tidak semua proyek yang selesai on time, sesuai anggara, atau sesuai cakupan serta merta dinyatakan sukses. Harus ada kriteria keberhasilan sebuah proyek.

Lalu, bagaimana jika tidak ada Project Charter?
Jika sudah terlanjur, maka seorang manajer proyek harus membuatnya segera. Berikan kepada sponsor dan stakeholder kunci untuk direviu, direvisi, dan akhirnya disetujui. Sekali lagi, peranan project charter sangat vital, karena salah satu efek sampingnya adalah kemungkinan besar proyek GAGAL.

*) Penulis asli: MICHAEL D. TAYLOR, M.S. in systems management, B.S. in electrical engineering, has more than 30 years of project, outsourcing, and engineering experience. He is principal of Systems Management Services, and has conducted project management training at the University of California, Santa Cruz Extension in their PPM Certificate program for over 13 years, and at companies such as Sun Microsystems, GTE, Siemens, TRW, Loral, Santa Clara Valley Water District, and Inprise. He also taught courses in the UCSC Extension Leadership and Management Program (LAMP), and was a guest speaker at the 2001 Santa Cruz Technology Symposium. His website is www.projectmgt.com.

Pos ini dipublikasikan di Akademik dan tag , . Tandai permalink.

3 Balasan ke Tentang Project Charter

  1. Abdi berkata:

    Kayaknya penjelasan pada poin kedua ada yang salah pak

  2. Andro Max SmartFren berkata:

    sip deh

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s