Solusi E-Office

E-Office (bukan EOffice), yang merupakan singkatan dari electronic office, secara formal didefinisikan oleh Robbes sebagai suatu sistem yang berhubungan dengan administrasi, secara maya memusatkan komponen-komponen sebuah organisasi di mana data, informasi, dan komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi (Robles,2004).

Istilah e-office pada kenyataanya mengalami pergeseran makna seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Dahulu, pada tahun 1980-an, e-office merupakan istilah untuk penggunaan teknologi informasi dengan berbasis komputer untuk menyelesaikan berbagai jenis pekerjaan kantor. Tapi kini, arti e-office yang hanya seperti itu rasanya sudah tidak up-to-date. Lebih dari itu, aktivitas perkantoran yang mendukung e-office seharusnya sudah paperless, kolaborasi pekerjaan secara online, dan yang terpenting ubiquitous working alias bisa bekerja dari mana saja dan kapan saja. 

Ubiquitous working merupakan bentuk nyata dari representasi bahwa bangunan kantor bukan satu-satunya tempat di mana seorang pegawai bisa dan boleh bekerja. Kenyataannya memang demikian, di tengah semakin buruknya sistem transportasi kota-kota besar di Indonesia, seorang pegawai masih saja dituntut untuk bekerja di kantor tepat sebelum jam 8.00 pagi hingga 16.00 sore. Alhasil, semua pegawai yang mendapat tuntutan tersebut semakin terpacu untuk berebut sempitnya jalan di ibukota antara pukul 6.00 hingga 08.00 pagi.

Nah, mungkin di antara pegawai tersebut ada yang terjebak macet hingga pada akhirnya menjadi alasan baginya untuk terlambat menuntaskan pekerjaan kantor. Konsep E-Office seharusnya bisa menjadi solusi atas permasalahan ini.

Ada lagi kasus, misalnya revisi dokumen. Meskipun dokumennya dalam bentuk softcopy, kadang-kadang proses revisi oleh atasan tidak berlangsung mulus, terutama dalam hal waktu. Bawahan telah membuat dokumen dan meminta revisi dari atasan. Ternyata atasan belum siap merevisi dengan alasan belum menerima dokumen tersebut. What???? Padahal si bawahan sudah mengirim dokumen tersebut via email.

Dari kasus di atas, rupanya kita masih memerlukan sistem yang mengatur arsip digital, baik yang statusnya masih dalam proses maupun yang sudah diarsipkan. Email itu ibarat kotak pos yang kita simpan di depan rumah. Siapapun bisa mengirim surat ke kotak tersebut. Ada penyusup yang mengaku-aku sebagai pegawai, ada juga pegawai yang mengaku-aku penyusup (baca: email kaleng).

Lalu, bagaimana solusi e-office yang ada? Untuk saat ini, saya masih mengkaji tentang solusi opensource untuk e-office tersebut. Berikut beberapa contohnya:

Selanjutnya, berikut ini beberapa fitur yang biasanya ada pada sebuah sistem aplikasi berjuluk e-office.

  1. Agenda pegawai/pribadi
  2. Agenda rapat
  3. Daftar alamat
  4. Pemesanan fasilitas
  5. Pengarsipan dokumen
  6. Surat-menyurat, termasuk disposisinya
  7. Manajemen proyek
  8. Status kehadiran dan posisi pegawai
  9. Manajemen proyek
  10. Forum diskusi
  11. Kolaborasi dokumen
  12. Pesan/chatting pribadi
  13. Pesan broadcast, baik ke seluruh pegawai maupun kelompok pegawai
  14. Survei atau polling
  15. Integrasi dengan SIM Kepegawaian
  16. Blog atau wiki sebagai bentuk manajemen pengetahuan (knowledge management)
  17. Dan sebagainya

Demikian, semoga yang sedikit ini bermanfaat.

Referensi:

  • Robles M., “The E-Office : What Exactly Is It?”,[http://www.findarticles.com/p/articles/mi_m0FAU/is_6_18/ai_76295488]
Pos ini dipublikasikan di Catatan, Developer dan tag . Tandai permalink.

2 Balasan ke Solusi E-Office

  1. kan abe berkata:

    boleh kah saya minta artikel nya robles ? link nya sudah tidak bisa. terimakasih

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s