6 Tips Keberhasilan Proyek

Tulisan ini saya terjemahkan dari judul aslinya “6 Tip untuk Kesuksesan Proyek di Startup, Usaha Kecil dan Menengah, serta Perusahaan Besar.” Semoga bermanfaat, terutama untuk rekan-rekan pembaca yang memiliki minat di bidang manajemen proyek. Sebelumnya saya mohon maaf karena kemampuan bahasa Inggris saya masih pas-pasan. Begini ceritanya…

Mempimpin sebuah startup, bisa jadi merupakan mimpi banyak orang meski sebenarnya tugasnya tidak ada yang ringan. Menurut Neil Patel, 9 dari 10 startup gagal dan menutup layanan mereka. Tingkat keberhasilannya juga sangat rendah, hanya 30 sampai 40 persen yang bisa bertahan setelah berjalan 5 tahun.
Ada banyak hal mengapa startup bisa gagal. Antusiasme, gagasan, serta investasi mungkin bisa menghidupi sebuah startup hingga beberapa bulan. Tetapi setelah itu yang dibutuhkan adalah konsistensi, tetap bekerja yang sistematis dan terorganisir agar bisa bertahan lebih lama.

Pertanyaan yang muncul selanjutnya adalah bagaimana meningkatkan dan menjaga kinerja dan grafik kesuksesan ketika ada ribuan tantangan di hadapan kita? Jawabnya sederhana. Jika kita dapat mengelola proyek dan sumber daya secara efisien, maka peluang berhasil sangatlah besar.

Berikut ini ada 6 tips sederhana untuk memperbaiki kinerja manajemen proyek di sebuah startup.

1. Pertemuan dan komunikasi yang baik

Demi kelangsungan hidup dan kesuksesan startup, semua yang terlibat harus mengetahui secara jelas tujuan berdirinya startup tersebut. Pekerja, manajer, serta owner (pemilik) harus bertemu di satu tempat sehinga mereka dapat berkomunikasi dan masing-masing memahami tugas dan tanggung jawab yang diembannya.

Kejelasan dalam komunikasi amatlah penting karena akan membuat semua yang terlibat menjadi termotivasi dan fokus untuk kesuksesan organisasi.

2. Perencanaan itu wajib

Setiap kesuksesan harus direncanakan. Mengelola proyek tanpa perencanaan yang bagus justru akan mengantarkan pada petaka kegagalan. Hampir pasti seperti itu.

Perencanaan proyek adalah hal pertama yang harus dilakukan sebelum melaksanakan sebuah proyek. Rencana yang baik akan menghemat waktu, biaya, serta menekan kemungkinan kesalahan-kesalahan yang umum terjadi.

Kurangnya perencanaan pada startup biasanya disebabkan oleh kurangnya pemahaman akan kerumitan proses bisnis, penetapan tujuan yang kurang realistis, serta jadwal dan acuan waktu yang kurang disiplin. Semuanya dapat dengan mudah menyebabkan kegagalan proyek.

Jika kita kesulitan untuk memulai perencanaan ini, mari kita mulai dengan kerangka berikut. Selanjutnya, rencana bisa berkembang sesuai kebutuhan kita.

Langkah 1: Tentukan Tujuan Proyek

  • Identifikasi stakeholder proyek, siapa saja yang terlibat
  • Kumpulkan requirement proyek (= kebutuhan pengguna)
  • Buatlah prioritas requirement

Langkah 2: Tentukan Output Capaian Proyek (deliverables)

  • Identifikasi milestone. Milestone itu semacam tonggak waktu yang ditandai dengan selesainya satu rangkaian tugas atau pekerjaan
  • Estimasi tanggal capaian milestone

Langkah 3: Lakukan Penjadwalan Proyek

  • Buatlah daftar tugas-tugas
  • Tentukan perkiraan waktu penyelesaian tugas
  • Alokasikan sumber daya
  • Lakukan perkiraan ulang tanggal capaian milestone

Langkah 4: Susun Perencanaan Penunjang

  • Perencanaan manajemen sumber daya (Peran dan tanggung jawab)
  • Perencanaan komunikasi (Tool manajemen proyek)
  • Perencanaan manajemen risiko

Kita harus mempertimbangkan semua aspek pada saat membuat perencanaan, jika tidak maka kegagalan proyek akan mengintai.

3. Eksekusi, jalankan sesuai rencana

Prinsip paling penting pada manajemen proyek adalah mengidentifikasi masalah berikut solusi terbaiknya atas setiap masalah tersebut. Rupanya, sebagian besar startup mengabaikan tahapan ini. Pada tahap ini, yang kita perlukan adalah laporan yang konstan, monitoring dan intervensi untuk melakukan tindakan koreksi yang segera untuk memastikan tujuan tercapai tepat waktu.

Oleh karena itu, eksekusi ini harus tercatat dengan baik untuk bisa dianalisis dan kegunaan referensi di masa mendatang.

4. Pengukuran dan tanggung jawab

Tanpa tanggung jawab, rasanya percuma saja kita memimpin sebuah proyek atau bahkan sekadar menjadi anggota tim. Mengapa? Karena  itu berarti kita ditakdirkan untuk gagal.

Pada setiap unit bisnis, setiap orang harus memiliki tanggung jawab yang jelas beserta matrik kewajiban atau tugas. Oleh karenanya, sangatlah penting untuk memilih anggota tim yang tepat. Kita harus melakukannya secara hati-hati dalam memilih dan mempersiapkan mereka untuk tugas dan proyek. Perlu digarisbawahi bahwa manajer proyek bertanggung jawab atas semua yang telah diupayakan anggota tim karena dia adalah orang yang bertanggung jawab melakukan fungsi manajemen.

Bagi anggota tim dan manajer, keberhasilan memiliki arti yang berbeda-beda. Keberhasilan bisa jadi berupa selesainya tugas atau tercapainya milestone tertentu atau sekelompok tugas tertentu. Pengukuran adalah kuncinya.

Kita harus bisa melacak dan mengukur perkembangan proyek kita, eksekusinya, dimana perlu perbaikan dan waktunya kapan, di semua tingkatan organisasi.

Hal ini akan membantu kita menganalisis tujuan bisnis dan kriteria keberhasilan di sepanjang waktu dan memungkinkan kita untuk melakukan perubahan sewaktu-waktu jika diperlukan.

Adopsi tool manajemen proyek dapat membantu dan mempercepat tahapan ini.

5. Manajemen biaya dan kualitas

Bagi sebuah usaha untuk berhasil, Anda harus memberikan kualitas terbaik, baik barang atau layanan, sesuai anggaran. Apakah waktu, biaya, atau kualitas, variabel ini harus sejalan dengan harapan pelanggan atau klien.

Cepat – murah – bagus: Silakan pilih dua!

Efisiensi dan konsistenti sangatlah penting untuk setiap bisnis, baik startup maupun perusahaan besar. Jadi, semua aktivitas kita harus terencana dengan baik, terkoordinir untuk mencapai efisiensi maksimal.

Selalu pastikan tiga batasan manajemen proyek: waktu, biaya, dan cakupan!

project_management_triangle

Sebagai seorang manajer proyek, kita harus mengedukasi klien tentang tiga batasan manajemen proyek, membuat keseimbangan terbaik, dan waspadai bahwa perubahan dapat mempengaruhi biaya, waktu, serta cakupan.

Tiga batasan tersebut merepresentasikan elemen-elemen kunci sebuah proyek yang jika diseimbangkan dengan baik, akan membawa kita pada kesuksesan.

6. Tim dengan kinerja tinggi dan keberhasilan bisnis

Disiplin dan budaya organisasi yang baik sangatlah penting untuk setiap perusahaan. Lingkungan budaya organisasi yang kuat akan menampakkan nilai-nilai inti dan sikap-sikap yang membedakan bisnis perusahaan sekaligus memberi tuntunan pada tataran praktiknya.

Komunikasi yang terbuka, pemberian pengertian serta brain storming yang sering, keinginan untuk saling membantu adalah keunggulan yang sebenarnya sebuah organisasi yang produktif dan berhasil.

Semakin dalam sifat-sifat ini tertanam dalam DNA perusahaan kita, semakin dekat pula kita dengan peluang keberhasilan hingga kita dan para pesaing pun terpisah jauh.

Sumber: http://blog.orangescrum.com/2016/12/6-tips-project-success-startups-smbs-enterprises.html

Iklan
Pos ini dipublikasikan di Developer, Terjemah dan tag , , . Tandai permalink.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s